Obieg dokumentów kosztowych

Grupa rozpoczyna projekt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych (dalej System). Zapytanie ofertowe złożymy do wybranych dostawców, którzy współpracują z Grupą. Przejdź do Kontakt z IT w Nowym Stylu i rozpocznij z nami współpracę.

Struktura firmy.
Proces obiegu dokumentów ma funkcjonować dla całej polskiej części Grupy Nowy Styl. Grupa składa się z kilku firm i jest organizacją funkcjonującą w wielu lokalizacjach. Rozproszenie przenosi się w konsekwencji na strukturę organizacyjną. Rozproszenie dotyczy większości komórek organizacyjnych; zwykle szef działu kieruje pracownikami pracującymi w różnych lokalizacjach.

Cele projektu.
Cele projektu zostały zdefiniowane przez sponsora, Dyrektora Finansowego Grupy (CFO).

Cel nadrzędny - startegiczny:
Zwiększenie efektywności działania organizacji poprzez zapewnienie szybkiego i nisko kosztowego obiegu dokumentów kosztowych odpowiadającego biznesowemu procesowi akceptacji wydatków.

Cel podrzędny - operacyjny:

  1. Uporządkowanie i ujednolicenie obiegu dokumentów poprzez wyeliminowanie wyjątków wynikających z geograficznego rozproszenia firmy.

  2. Wyeliminowanie fizycznego obiegu dokumentów w celu: (a) eliminacja gubienia faktur, (b) zmniejszenie czasu traconego w grupie na fizyczny przepływ faktur.

  3. Możliwość wprowadzania kosztowych ograniczeń akceptacji określonych wydatków- elastyczny schemat i warunki zatwierdzania kosztów.

  4. Przyśpieszenie księgowania dokumentów, a tym samym zamykania miesiąca.

  5. Zbudowanie wspólnej platformy dla trzech kluczowych procesów w pionie finansowym: akceptacja wydatków, proces płatności, proces księgowania.
Procesy obiegu dokumentów
Opis wykonany został metodyką BPMN i składa się z procesu głównego oraz dwóch wyróżnionych podprocesów:
  1. Rejestracja dokumentu
  2. Akceptacja kosztów

Dodoatkowo umieszczony został uproszczony opis procesów księgowych w celu pokazania momentów integracji systemu z ERP.

Opis procesów obiegu dokumentów kosztowych zostanie wysłany wraz z zapytaniem ofertowym.

Typy dokumentów.
W tym projekcie chcemy wdrożyć elektroniczny obieg dla dwóch typów dokumentów:

  1. Faktury kosztowe.

  2. Faktury materiałowe

Dla faktur materiałowych nie jest wymaga obsługa procesu akceptacji kosztów, natomiast dla faktur kosztowych mamy dwie możliwości: albo akceptacja jest wymagana albo nie.

Centra rejestracji dokumentów.
Wszystkie faktury będą fizycznie wpływały do dwóch centrów: Kraków i Krosno. W okresie przejściowym, część dokumentów może fizycznie spływać do dwóch dodatkowych lokalizacji. Należy założyć, że docelowo będą funkcjonowały maksymalnie dwa centra.

W kolejnym kroku chcemy sprowadzić fizyczny obieg do koniecznego minimum, czyli docelowo będzie jedno centrum w Krośnie.

Integracja z systemami zewnętrznymi.
ERP


System do obiegu dokumentów zostanie zintegrowany z systemem IFS klasy ERP. System nie ma gotowych funkcji api lub webserwisów do komunikacji. Na chwilę obecną jedyną możliwą formą wymiany danych są bezpośrednie zapytania SQL. Należy wziąć pod uwagę to, że w zależności od firmy na którą wystawiono fakturę workflow powinien komunikować się z właściwą bazą systemu ERP, gdyż wszystkie spółki nie są w jednej bazie. Integracja obiegu dokumentów z systemem ERP powinna dotyczyć:

  1. kontrahentów wraz z ich podstawowymi danymi – niezależne bazy kontrahentów dla każdej spółki wchodzącej w skład NSG;

  2. dokumentów faktur wstawianie do systemu IFS

  3. aktualizowanie statusu faktury w IFS w zależności od przebiegu procesu

  4. aktualizowanie statusu faktury w zależności od wykonanych operacji na fakturze w systemie ERP (np. zapłacono, zaksięgowano)

  5. słowniki dla opisów analitycznych, np. MPK

Interfejsy do wymiany danych z IFS zostaną udostępnione dla rozwiązania Workflow.

Active Directory

Informacje o użytkownikach będą czerpane z Active Directory. Należy wziąć pod uwagę fakt, że ze względu na wielofirmową strukturę Grupy jeden pracownik może pełnić kilka ról w różnych firmach i w związku z tym posiadać różne uprawnienia. AD odwzorowuje bardzo dobrze strukturę podległościową w obrębie Grupy (pracownik i jego przełożony), natomiast nie odzwierciedla struktury organizacyjnej (role w organizacji). Na przykład jeden pracownik może odpowiadać za dwie różne struktury organizacyjne na różnych poziomach.

Powyższy diagram pokazuje sytuację, w której rolę Dyrektora Działu Marketingu marki Nowy Styl piastuje ten sam pracownik co rolę Szefa marki Baltic Wood z pokazanymi podległościami.

Uprawnienia do zatwierdzania kosztów.

Należy mieć na uwadze, że uprawnienia dla użytkowników nie będą dotyczyć tylko możliwości zatwierdzenia konkretnych MPK, ale chcemy wprowadzać inne obostrzenia i wymagania, np. limity kwoty, kwoty zatwierdzane automatycznie przez system. Chcemy również by te kryteria były konfigurowalne użytkowników.

Elementy raportowania.

Na tym etapie potrzebujemy raportów, które pozwolą wyłapywać "zawieszanie" się procesu, czyli w którym miejscu problem utknął.

Wymagania w stosunku do oferty:

W ofercie proszę podać:

  1. Charakterystyka ofertowanego produktu, a dokładniej: listę wybranych wdrożeń wraz z opisem sytuacji wdrożeniowe, aktualną liczbę deweloperów zaangażowanych w rozwój produktu, aktualną liczbę konsultantów wdrożeniowych, rok wprowadzenia produktu na rynek.
  2. Wymagananie sprzętowe oraz systemowe dla ofertowanego produktu. Należy założyć, że pracę po wdrożeniu rozpocznie 100 użytkowników a ich liczba w ciągu kolejnych 12 miesięcy wzrośnie do 200.
  3. Dodatkowy sprzęt dodatkowy (np. drukarki kodów kreskowy, czytniki) wykorzystywany przez ofertowany produkt oraz ich koszty jednostkowe.
  4. Koszty licencji na ofertowany produkt dla 100 oraz 200 użytkowników.
  5. Plan prac wdrożeniowych oraz koszt usługi wdrożeniowej.
  6. CV szefa zespołu z Państwa strony, który będzie prowadził wdrożenie.
  7. Szczegółowy opis jak radzicie siebie Państwo z dużą ilością dokumentów – jakie metody i jakie niesie to za sobą konsekwencje o ile zastosowano jakieś specjalnie mechanizmy. Proszę w punkcie (1) podać i scharakteryzować wdrożenie, w którym wystąpiła największa liczba dokumentów.
  8. Szczegółowy opis wdrożenia międzynarodowego, jeżeli ofertowany produkt był międzynarodowo wdrażany.

Zapytanie ofertowe przeanalizujemy i rozstrzygniemy do 22 maja 2009 roku.

0 komentarze:

Prześlij komentarz